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La Mejor Secretaria del Mundo

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Todo ejecutivo desea tener a la mejor secretaria del mundo trabajando para él o para ella. Lamentablemente el mundo no es perfecto y poder encontrar a la secretaria perfecta puede ser un reto de grandes proporciones. Yo creo que es muy importante reconocer que todo el mundo tiene la oportunidad de aprender nuevas cosas y como resulta hacer un mejor trabajo.

Leyendo un articulo de Suedi León Jiménez me enteré de lo que el considera como algunas de las características que distinguen a una buena secretaria. Aquí me permito citar y comentar sobre dichas características:
1. Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza. Es un poco difícil, por no decir imposible que una agencia o compañía pueda funcionar de manera eficiente sin que exista una plena confianza en la persona que representa la imagen de la misma.
2. Para poder atender la mayor cantidad de temas posibles y hacerlo sin estrés y en “buena forma” es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. A veces las mejores ideas no provienen del ejecutivo. En muchas ocasiones se debe a que la secretaria como mas de cerca los problemas afectando a la compañía, o conoce mas de cerca las necesidades de los clientes o consumidores a la cual sirven.
3. Ser una buena secretaria es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse. Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal. Hacer que el ejecutivo luzca bien es una virtud muy especial de algunas secretarias. Lamentablemente a veces nos encontramos con secretarias que se convierten en parte del problema ya sea por que hablan demás o por que hablan de menos.
4. Debe convertirse en la garantía de la ejecución de cualquier reunión en la que se tomen decisiones. De esta manera, la mente del jefe puede descansar y ocuparse de cosas nuevas, con lo que su productividad será mayor.

Una buena secretaria se convierte fácilmente en la mano derecha del ejecutivo. Por su conociendo de los asuntos internos, y por estar en un contacto mas directo con los empleados puede dar el seguimiento deseado y necesario para que el ejecutivo pueda seguir enfocando en su plan estratégico sin tener que perder tiempo en trivialidades.

Como dije al principio, no estamos en un mundo perfecto. Déjame contarte lo que me pasó el otro día. Hace unos días me encontraba visitando una oficina y una de las secretarias se alteró muchísimo con un cliente que le estaba haciendo un reclamo. Por un momento ambos, el cliente y la secretaria parecían que estaban solos pues no se percataban de que la gente alredor los estaba observando. El cliente le propinaba insultos con palabras soeces, y ella (la secretaria) aunque no hablaba malo, no se quedaba callada.

Finalmente uno de los administradores del lugar salió a ver que pasaba. La secretaria se disculpó con el administrador (no con el cliente) y repetidamente dijo : “Discúlpeme, es que yo soy así”. La secretaria trató de justificar su actitud alegando de ella estaba cansada de que clientes vinieran constantemente a quejarse y a alzarle la voz. Ella reiteró que ella no estaba allí para aguantar “cosas” de la gente.

El administrador llamó al cliente a su oficina y le ofreció una disculpa a nombre de la institución. Le aseguró al cliente que la actitud y comportamiento de la secretaria no reflejaba el sentir de la organización y que su compromiso era tratar con dignidad y respeto a todos los clientes que allí acudían en busca de ayuda. El cliente salió algo satisfecho de la oficina.

Luego el administrador en compañía del Director de Recursos Humanos se reunió con la secretaria. En este caso la historia fue un tanto diferente. Luego de un rato de discusiones y deliberaciones la secretaria fue escoltada hasta su escritorio para recoger sus cosas y luego fue llevada hasta la entrada del estacionamiento. La secretaria fue despedida de su empleo por “ser así”.

Esta historia es verídica y reciente. Muchas personas por imponer su “ser así”, arriesgan no solamente su “habichuelas” sino que lastiman a muchos en su camino. Personas que se imponen y que se niegan a ser condescendientes y compresivos con los demás caen presa de su propia arrogancia.

El mundo no puede girar a mí alrededor solamente. Yo no soy el único propietario de la razón. Las cosas no tienen que ser solamente como yo digo. Las cosas no se pueden hacer a mi manera. Mi opinión no puede ser la única y absoluta opinión. Yo no puedo ser el único centro del Universo.

No estamos queriendo decir que una persona no deba hacer valer su punto y sus razones. Por el contrario, creemos que todos tenemos que hacer valer nuestras ideas y opiniones. Pero no a costa de lastimar, humillar o menos preciar a los demás. Los seres humanos fuimos credos con muchas posibilidades y atributos. Decía mi abuela : “Lo cortés no quita lo valiente”. Los seres humanos nos distinguimos de los animales en que tenemos la capacidad de aprender y demostrar modales. Podemos controlar nuestros impulsos y podemos controlar nuestra lengua.

Pero el propósito principal de la lengua es para hablar, para comunicarnos. La comunicación entre las personas ha sido y sigue siendo clave para la formación de relaciones, para la formación familiar y social.

La secretaria de esta historia perdió su trabajo. Perdió la fuente de ingreso para mantener a su familia y siendo madre soltera las cosas se le han complicado más todavía. Hay gente que habla sin pensar. Pero si pensaran, estoy seguro que en muchas ocasiones no hablarían. El problema de una “lengua suelta” es que “resbala en lo mojado de su boca”. Y cuando ha dicho lo que no tenía que decir descubre que ha hecho mucho daño a otros. La próxima vez en te sientas tentado o tentada a defenderte diciendo “Yo Soy Así”, piensa a quien puedes lastimar. Tal vez seas la única victima pagando el precio más alto. ¡La mejor secretaria del mundo es la que sabe ser discreta con lo que piensa y con lo que dice! ¡Feliz día de las secretarias!

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